Política de Privacidade e Proteção de Dados de AdCom Marketing Lda

 

Contexto da política de privacidade da AdCom Marketing Lda

A política de privacidade da AdCom Marketing Lda foi revista em 24/05/2018 e entrou em vigor na mesma data, de acordo com a nova política de Proteção de Dados - RGPD (Regulamento Geral Proteção de Dados).   Política desenvolvida por: Direção AdCom Marketing Lda Aprovada pela direção em: 24/05/2018 Política entrou em vigor em: 24/05/2018

Introdução

A AdCom Marketing recolhe certa informação sobre os seus clientes, potenciais clientes, parceiros de negócios, fornecedores, colaboradores, candidatos às posições de emprego na empresa e em determinadas situações, informações sobre os clientes das empresas que contratam os serviços da AdCom Marketing Lda. Esta política descreve como esta informação é recolhida, tratada, armazenada e utilizada para cumprir os requisitos de proteção de dados da AdCom Marketing Lda e do RGPD.

De quem guardamos os dados pessoais?

A AdCom Marketing Lda recolhe e guarda os dados pessoais e organizacionais de:

• colaboradores da empresa (dados pessoais)
• clientes (não guardamos dados pessoais - apenas organizacionais)
• fornecedores (não guardamos dados pessoais - apenas organizacionais)
• potenciais clientes (não guardamos dados pessoais - apenas organizacionais)
• utilizadores dos nossos clientes (dados pessoais identificáveis e não identificáveis)
• candidatos às posições de emprego na AdCom (dados pessoais)
• utilizadores que visitam o site da AdCom Marketing Lda (dados pessoais não identificáveis)

Que dados é que guardamos?

A AdCom Marketing Lda guarda os seguintes dados:

• Colaboradores da empresa:
  • nome
  • morada
  • curriculum vitae
    • experiência profissional
    • percurso educativo e formativo
    • número de telefone pessoal
    • endereço de email pessoal
    • idade
    • sexo
    • informação sobre interesses pessoais
  • informação fiscal: número de contribuinte
  • número de segurança social
  • número de conta bancária
  • registo e resultado das tarefas executadas no decorrer normal da sua função na empresa
  • condições salariais e contrato profissional
• Clientes - não guardamos informação pessoal - guardamos a seguinte informação organizacional:
  • nome da empresa
  • morada organizacional
  • telefone organizacional
  • endereço de email organizacional
  • número de contribuinte
  • nome das pessoas de contacto
  • email organizacional das pessoas de contacto
  • telefone organizacional das pessoas de contacto
  • comunicações por via de email
  • contratos e adjudicações
  • faturas e outros documentos legais e contabilísticos
• Utilizadores dos nossos clientes - poderemos ter acesso, dentro do âmbito da execução de campanhas de marketing digital, de informação sobre os utilizadores, clientes ou potenciais clientes das empresas que contratam os serviços da AdCom Marketing Lda. Os dados a que temos acesso são:
  • nome
  • email
  • como subscreveu a lista de marketing dos nossos clientes
  • data de subscrição da lista de marketing dos nossos clientes
  • acesso a dados agregados (sem possibilidade de identificação individual) presentes nas plataformas de Google Ads, Facebook Ads, Bing Ads, Publicidade Sapo, LinkedIn Advertising, Google Analytics, Hotjar, entre outras.
• Fornecedores - não guardamos informação pessoal - guardamos a seguinte informação organizacional:
  • nome da empresa
  • morada organizacional
  • telefone organizacional
  • endereço de email organizacional
  • número de contribuinte
  • nome das pessoas de contacto
  • número da conta bancária
  • faturas pagas e comprovativos de operação bancária
• Potenciais clientes - não guardamos informação pessoal - guardamos a seguinte informação organizacional:
  • nome do indivíduo
  • nome da empresa
  • email organizacional
  • telefone organizacional
• Candidatos a posições de emprego na AdCom - recebemos por requisição ou espontaneamente curriculum vitae de candidatos a emprego na AdCom. Os dados que guardamos são:
  • cópia eletrónica do CV em drives na cloud da AdCom Marketing, Lda
  • Nome do candidato
  • Data de nascimento
  • experiência profissional
  • percurso educativo e formativo
  • email pessoal
  • telefone pessoal
  • interesses pessoais
• Utilizadores que visitam o site da AdCom Marketing Lda
  • dados da navegação dos utilizadores - não identificados individualmente - através do Google Analytics
  • dados de Google Ads - utilizadores não são identificados individualmente - em campanhas de marketing digital executadas na plataforma do Google Ads
  • dados de Facebook - utilizadores não são identificados individualmente - em campanhas de marketing digital executadas na plataforma do Facebook Ads
  • utilizamos campanhas de remarketing através de Google Ads e Facebook Ads - o utilizador não é identificado individualmente.

Como é feita a recolha de dados?

A recolha de dados é a seguinte:

• colaboradores da empresa: no momento da contratação são solicitados os dados referidos no ponto anterior, sendo que o colaborador os entrega de forma eletrónica ou pessoalmente à empresa;
• clientes: no momento da adjudicação da proposta comercial da AdCom, os dados acima referidos são solicitados e recolhidos de forma eletrónica ao cliente;
• fornecedores: no momento da adjudicação da proposta comercial pela AdCom, os dados acima referidos são solicitados e recolhidos de forma eletrónica ao fornecedor;
• potenciais clientes: os dados acima referidos são recolhidos através do formulário de contacto ou do chat presente no site da AdCom Marketing, Lda, telefonicamente se o potencial cliente contactar a AdCom Marketing Lda via telefone, através de um fornecedor se a AdCom Marketing Lda estiver a executar campanhas de telemarketing ou através da resposta por email a ações de email marketing.
• utilizadores dos nossos clientes: as empresas que contratam os nossos serviços podem, de acordo com o serviço contratado, enviar-nos dados sobre os seus clientes de forma eletrónica. A AdCom compromete-se a receber esses dados encriptados - sendo que esses dados são tratados segundo os termos da nossa Política de Privacidade.
• candidatos às posições de emprego na AdCom: quando a AdCom promove posições de emprego na empresa, recebe curriculum vitae de candidatos interessados através de várias plataformas de promoção de posições de emprego para o email rh@adcom.pt. Recebemos também através do site da empresa, curriculum vitae de candidatos interessados em apresentar candidaturas espontâneas a posições na AdCom Marketing Lda.
• utilizadores que visitam o site da AdCom Marketing Lda: no momento da visita dos utilizadores no site da AdCom Marketing Lda, o Google Analytics regista as páginas visitadas, a origem, o tempo médio da visita, entre outras métricas disponíveis nessa plataforma.

Como guardamos os dados recolhidos?

Os dados recolhidos são guardados da seguinte forma:

• colaboradores da empresa: em software na cloud e em Drives na Cloud da AdCom Marketing Lda;
• clientes: em software de CRM, software de Faturação e em ficheiros em Drives na Cloud da AdCom Marketing Lda;
• fornecedores: em software de CRM e em ficheiros em Drives na Cloud da AdCom Marketing Lda;
• potenciais clientes: em software de CRM e em ficheiros em Drives na Cloud da AdCom Marketing Lda;
• utilizadores dos nossos clientes: em Drives na Cloud da AdCom Marketing Lda, em Software de email marketing, em Google Ads, em Facebooks Ads, em Bing Ads, em Linkedin Ads, em Sapo Ads e em Google Analytics;
• candidatos às posições de emprego na AdCom: em software de RH, em Email e em Drives na Cloud da AdCom Marketing Lda
• utilizadores que visitam o site da AdCom Marketing Lda: em Software de email marketing, em Google Ads, em Facebooks Ads, em Linkedin Ads, em Google Analytics e no ficheiro Log do site.

Todos os sistemas que utilizamos para guardar dados das diversas entidades têm certificado SSL, são encriptadas, são protegidas por software e firewall.

Quanto tempo guardamos os dados que recolhemos

Os dados que a AdCom Marketing Lda são guardados enquanto existir o propósito de negócio pelo qual foram recolhidos ou até que recebamos um pedido para apagarmos ou removermos por parte do proprietário desses dados.

Qual é o procedimento de alteração, actualização e remoção de dados?

Se qualquer entidade ou indivíduo pretender solicitar a alteração, actualização ou remoção dos seus dados, deverá entrar em contacto através de:

• email: enviando um email para admin@adcomkt.com
• telefone: através do número  +351 218951268
• carta: enviando uma carta para - AdCom Marketing Lda, Alameda dos Oceanos, nº25, 1º andar, escritório 6, 1990-197 Lisboa

Reservamos o direito de confirmar a identidade de qualquer indivíduo que solicite a consulta ou remoção de informação pessoal.

Quanto tempo demora um pedido de alteração ou remoção de dados?

A AdCom Marketing Lda alterará ou removerá dados num período de 7 dias úteis.

A razão de existência e implementação desta política na AdCom Marketing Lda

Esta política de privacidade assegura que a AdCom Marketing Lda:

• Cumpre com as diretrizes da RGPD e segue as melhores prática em termos de proteção de dados;

• Protege os direitos dos seus clientes, colaboradores, fornecedores e parceiros;

• Tem uma posição transparente sobre que dados e de que forma recolhe, guarda e utiliza toda a informação privada dos nossos clientes, colaboradores e parceiros;

• Tem processos e sistema internos de proteção contra extravio, fuga e perda de informação

Lei de Proteção de Dados Pessoais

O Acto de Proteção de Dados 1998 descreve como as organizações - incluindo a AdCom Marketing Lda - deverão recolher, tratar e guardar informação pessoal. Esta política é aplicada independentemente se a informação é guardada eletronicamente ou em suporte físico. Para o cumprimento do RGPD, a informação pessoal tem de ser recolhida e utilizada de forma justa, legítima, guardada de forma segura e não pode ser divulgada ilegalmente. O Acto de Proteção de Dados 1998  é suportado por 8 princípios. Estes ditam que os dados pessoais devem:

1. Serem processados de forma legal;
2. Serem obtidos de forma legal para determinados objectivos;
3. Serem adequados, relevantes e não excessivos;
4. Serem actualizados conforme necessário;
5. Não serem guardados por durante um período mais longo do que o necessário;
6. Processados de acordo com os direitos legais daqueles a quem os dados pertencem;
7. Serem protegidos de forma apropriada;
8. Não serem transmitidos para fora da Área Económica Europeia, com a excepção de que o país de envio assegure níveis adequados de proteção de dados privados.

Colaboradores, Riscos e Responsabilidades

Esta política aplica-se a:

• Todas as actividades ocorridas no escritório da AdCom Marketing Lda
• Todos os colaboradores, colaboradores e estagiários da AdCom Marketing Lda
• Todos os parceiros, fornecedores e outros profissionais que colaboram e prestam serviços à AdCom Marketing Lda

Esta política aplica-se a todos os dados que a AdCom Marketing Lda possui relativamente a indivíduos identificáveis. Estes podem incluir:

• Nomes dos indivíduos
• Moradas
• Endereço de email
• Números de telefone
• Idade
• Sexo
• Percurso e experiência profissional
• Formação e escolaridade
• Interesses pessoais
• Condições salariais actuais ou passadas
• Situação fiscal e contributiva corrente ou passada
• Número de identificação fiscal
• Número de conta bancária
• Informação de navegação de Internet dos utilizadores (não identificável ao nível individual)
• Nome e email de clientes das empresas a quem prestamos serviços

Riscos de proteção de dados pessoais

Esta política visa proteger a AdCom Marketing Lda de riscos de segurança, incluindo:

• Quebra de confidencialidade. Por exemplo, informação confidencial ser divulgada;
• Não oferecer escolha. Por exemplo, todos os indivíduos são livres de escolher como a AdCom Marketing Lda utiliza os seus dados pessoais;
• Danos de reputação e económicos. Por exemplo, a AdCom Marketing Lda pode sofrer danos de reputação e económicos de uma entidade terceira tiver acesso a dados pessoais.

Responsabilidades

Todos os colaboradores que trabalham na AdCom Marketing têm responsabilidade de assegurar que os dados são recolhidos, guardados e processados de forma apropriada, de acordo com esta Política de Privacidade. Existem na AdCom Marketing Lda, as seguintes responsabilidades:

• A direção é responsável por assegurar que a AdCom Marketing Lda cumpre as suas obrigações legais.

• O Data Protection Officer, Liliana Rego, é responsável por:
  • manter a direção actualizada sobre as responsabilidades, riscos e questões sobre proteção de dados da AdCom Marketing Lda;
  • rever e assegurar que os procedimentos e política de privacidade estão actualizados e de acordo com o RGPD.

e dentro de um prazo útil:

• Responder a pedidos e questões de qualquer indivíduo referente à Política de Privacidade da AdCom Marketing Lda;
• Responder a pedidos de indivíduos para consultarem ou removerem os seus dados pessoais que estão em posse da AdCom Marketing Lda;
• Assegurar que todos os sistemas, serviços e equipamentos utilizados para guardar dados pessoais cumprem bons standards de segurança;
• Responder a qualquer questão sobre a proteção de dados na AdCom Marketing feita por terceiros;

Diretrizes para os colaboradores da AdCom

• Os colaboradores da AdCom Marketing Lda têm acesso aos dados necessários para a execução das suas funções;
• A AdCom Marketing Lda vai prestar apoio e informação aos seus colaboradores para que saibam utilizar e proteger da melhor forma informação confidencial que poderão ter acesso na execução das suas funções;
• Os colaboradores da AdCom Marketing Lda deverão manter todos os dados seguros, tomando precauções para todos os dados sejam protegidos;
  • Deverão usar passwords fortes nos sistemas da empresa e nunca fazer a sua divulgação ou partilha;
  • Dados confidenciais e pessoais nunca devem ser partilhados ou divulgados a pessoas não autorizadas internamente ou externamente à AdCom Marketing Lda;
  • Os colaboradores da AdCom devem solicitar ajuda à direção se tiverem alguma questão em termos de proteção de dados.

Armazenamento de Dados

Estas regras descrevem como e onde os dados devem ser guardados. Questões sobre estas regras e procedimentos devem ser colocados à direção da empresa. Quando os dados são guardados em papel, esse suporte deverá ser colocado num local seguro onde pessoas não autorizadas possam ver ou consultar. Estas regras são também aplicáveis a dados guardados eletronicamente mas que tenham sido impressos:

• Os suportes físicos devem ser guardados em gavetas ou armários
• Os colaboradores devem certificar-se que papel não fica em local de fácil acesso e consulta, como numa impressora;

Quando os dados são guardados eletronicamente, deverão ser protegidos de acesso não autorizado:

• Os dados deverão ser protegidos por palavras passe fortes e alteradas regularmente;
• Os dados deverão ser guardados em drives e servidores designados pela AdCom Marketing Lda;
• Todos os servidores e computadores que contenham dados são protegidos através de software de segurança e firewall.

Utilização de Dados

As seguintes regras regem a proteção e utilização de dados na AdCom Marketing Lda:

• aquando trabalho esteja a ser realizado com dados pessoais, os computadores têm que ficar bloqueados pelo colaborador em caso de ausência da secretária;
• os dados pessoais não devem ser partilhados informalmente, em particular através de chat;
• os dados pessoais têm de ser encriptados antes de serem transferidos eletronicamente;
• os dados pessoais e quaisquer dados da empresa não deverão ser guardados em dispositivos pessoais dos colaboradores.

Exatidão dos Dados

A AdCom Marketing Lda tomará acções para que os dados pessoais estejam razoavelmente actualizados e exactos. De forma pró-ativa e reativa, a AdCom Marketing Lda actualizará os dados de cada indivíduo quando estes estiverem disponíveis ou quando for solicitado à empresa.

Pedidos de Acesso aos Dados

Todos os indivíduos de quem a AdCom Marketing Lda guarda informação têm o direito de:

• solicitarem e questionarem que informação é que a AdCom Marketing Lda tem sobre si e a razão pela qual esses dados foram guardados;
• solicitarem esclarecimentos de como a AdCom Marketing obteve acesso aos dados;
• serem informados sobre a forma de manter os seus dados actualizados;
• serem informados de como a AdCom Marketing Lda está a cumprir as suas obrigações de proteção de dados.

Se um indivíduo contactar a AdCom Marketing Lda, solicitando esta informação, isso é denominado de solicitação de acesso à informação. Essas solicitações podem ser feitas à AdCom Marketing Lda através do email admin@adcomkt.com, por telefone através do número +351 218951268, por carta para: Alameda dos Oceanos, nº25, 1º andar, Escritório 6, Parque das Nações 1990-197 Lisboa A consulta e remoção de informação pessoal é gratuita e processada em 7 dias úteis. Reservamos o direito de confirmar a identidade de qualquer indivíduo que solicite a consulta ou remoção de informação pessoal.